Un proceso básico de gestión de tareas para abogados


El primer paso para introducir una gestión de servicios y proyectos jurídicos en el despacho es aprender un método eficaz de gestión y seguimiento de tareas. En este artículo quiero enseñarte cómo implantar un proceso de estas características, que podrás poner en práctica de forma inmediata, sin cambiar tu manera de trabajar y sin gasto alguno.

La herramienta más extendida para gestionar el trabajo diario es la lista de tareas. Puede tener la forma más sencilla del mundo, como una lista escrita a mano en una hoja de papel, o la implantación más compleja y avanzada, como un listado sincronizado entre varios dispositivos a través de una aplicación como Todoist. En cualquier de esas formas, el mecanismo es sencillo: vas anotando todo lo que tienes que hacer y lo tachas a medida que se realiza.

La lista de tareas tiene la ventaja de que es sencilla de usar, intuitiva e inmediata. Pero tiene el inconveniente de que rápidamente queda superada y que no permite distinguir con claridad la prioridad de las distintas tareas que hay. Además, no permite saber en qué estado se encuentra cada una de ellas. En definitiva, es una herramienta útil pero limitada, sin que entremos a valorar sus limitaciones para el trabajo de un equipo completo de abogados, inmerso en las complejidades de una demanda de cierta entidad. Es decir, que para uno mismo puede servir, pero para un equipo no tiene mucha utilidad.

Algunas personas me preguntan a qué me refiero con eso de que la lista queda superada rápidamente. Si alguna vez has hecho una lista, seguro que ha llegado un momento en que la hoja de papel se te acaba y tienes que seguir por la cara de atrás. O, si usas una aplicación en el móvil, la lista empieza a ser tan larga que tienes que desplazarla arriba y abajo varias pantallas para encontrar la tarea que te interesa. En el momento en que una herramienta no permite tener a la vista el conjunto del trabajo que debe gestionar, pierde una gran eficacia. Eso no es algo exclusivo de las listas, sino en general de las aplicaciones de productividad.

Kanban es una herramienta de visualización, seguimiento y optimización de procesos que supera las limitaciones de la lista de tareas, aunque en cierta forma podríamos calificarlo como una lista “con poderes”. Un tablero Kanban es eso, un tablero que puedes colgar en la pared, y que puede ser de corcho, pizarra blanca o la misma pared. En ese tablero se dibujan una serie de columnas verticales, que corresponden a los pasos que atraviesa tu proceso de trabajo.

Piensa en cualquier procedimiento que tengas que llevar adelante en las próximas semanas, como una demanda monitoria, y seguro que puedes enumerar de forma intuitiva los pasos fundamentales: redacción, presentación, contestación y resolución. Si definimos un proceso llamado “demanda monitoria”, sus pasos serían esos cuatro y el tablero en el que anotases todas las demandas que llevas tendría esas cuatro columnas.

Cada una de las demandas que presentas, que es una tarea completa, queda representada por una tarjeta de cartulina que puedes fijar con una chincheta en el corcho. Si se trata de una pizarra blanca, puedes usar tarjetas adhesivas o magnéticas. Y siempre puedes usar una aplicación electrónica que elimine la necesidad de todo eso, como Kanbanize o Trello, esta última muy popular y con la ventaja de que tiene un nivel básico gratuito, con el que puedes empezar a trabajar.

Claro, si cada tipo de procedimiento lleva unos pasos específicos, entonces deberías tener tantos tableros como tipos de procedimiento lleves: uno para los penales, otro para los contencioso-administrativo, otro para los divorcios, otro para las conciliaciones laborales, etc. La lista puede ser inacabable y ya puedes imaginar el problema que puede suponer tener las paredes del bufete llenas de tableros en los que sólo unas pocas tarjetas.

La solución es el proceso universal, que se resume en tres pasos: registro, en curso y terminado. Estos corresponden a las expresiones en inglés “to do”, “doing” y “done”, que son las fases esenciales de ese proceso universal. Todas las tareas que tengas entre manos pueden reducirse a uno de esos tres pasos: o están pendientes de ejecución, o las estás haciendo o ya las has terminado. La ventaja de usar un tablero Kanban, como el que puedes ver en la ilustración de este artículo, es que las columnas te ayudan a organizarlas, de forma que puedes centrar tu atención en las que más te interesan, sin perder de vista el resto.

El proceso empieza anotando, de manera informal, todo lo que tienes que hacer en el registro de entrada. Las tarjetas quedan anotadas en el orden que las escribes, pero puedes reordenarlas en cualquier momento. Por ejemplo, al principio de cada día podrías repasar la lista de cosas pendientes para decidir cuáles son las más urgentes y ponerlas arriba del todo.

La siguiente columna, la de “en curso” o “doing”, corresponde a las tareas que estás haciendo en este momento. Cada vez que tienes que hacer algo, pasas su tarjeta aquí. Y aquí viene un truco importante: el número de tarjetas (o tareas) que debería haber en la columna central debería ser “uno” o tender a esa cifra. ¿Por qué? Porque la mayor productividad se alcanza cuando centras toda tu atención y esfuerzos en una sola cosa. Si tienes que repartirlos entre 6 ó 7, tu eficacia se reduce muchísimo. Pero si coges una tarea cualquier, como preparar el borrador de la oposición a una demanda, y no haces otra cosa hasta que lo terminas, el rendimiento aumenta.

A todos nos pasa que, cuando escribimos un documento complejo de estas características, podemos tardar horas o incluso un par de días en terminar el trabajo. ¿Cómo se resuelve el conflicto? Porque no podemos dejar todo estancado ese tiempo.

La solución es que nadie dice que esté prohibido poner más tarjetas en esa columna. Sólo que es recomendable que no te disperses. Pero puedes empezar a redactar el borrador, parar a las dos horas, empezar una tarea más breve y, cuando la terminas, retomar la anterior. Durante ese breve periodo de tiempo, la tarjeta del borrador ocupará la segunda posición, mientras que la nueva tarea, como podría ser tener una reunión, se coloca arriba del todo.

Al terminar la reunión, pasas esa tarjeta a la columna final, porque es una tarea “terminada”. Esta columna tiene la finalidad de visualizar la cantidad de trabajo que has terminado, lo que proporciona un indicador visual intuitivo de tu productividad y una cierta satisfacción a medida que se va llenando. En ese momento, vuelves la mirada a la columna central y tienes un recordatorio claro de qué es “lo siguiente”, que es esa tarea a medias, o cualquiera de las tareas pendientes en la columna de entrada, o registro.

Como puedes ver, se trata de una herramienta y un proceso muy sencillos de aprender y poner en práctica, que superan ampliamente las limitaciones de la lista tradicional de tareas, con ventajas adicionales, como son el seguimiento de un proceso, el recordatorio del trabajo pendiente o medio hacer, o la reordenación clara de tareas, en función de las prioridades de cada momento.

Esta proceso se puede ir mejorando. Si te fijas en la imagen de ejemplo, verás que hay una columna adicional, entre la de registro y trabajo en curso, llamada “clasificación”. Hace un momento te he dicho que al principio de cada día podías seleccionar las tareas que tienes que hacer en esa jornada y ponerlas arriba. Un paso más en ese refinamiento sería dedicar una columna completa sólo a lo que tienes que hacer cada día. Si la columna de “en curso” te permite centrar la atención en lo que haces, la de “clasificación” establece un objetivo realista y claro para la jornada de hoy.

Kanban es una herramienta que existe desde hace décadas y que se ha aplicado con éxito en numerosos ámbitos de la industria y los servicios. Por su flexibilidad, se puede utilizar perfectamente en el mundo de los servicios jurídicos y tiene muchísimas ventajas. Si te ha parecido interesante, te animo a que te hagas un tablero con notas adhesivas en una pared o con una cuenta gratuita de Trello u otra aplicación similar.

En el libro Kanban para Abogados desarrollo esta técnica mucho más, con numerosos ejemplos, que podrás utilizar de forma inmediata para aumentar tu productividad personal e, incluso, aprender cómo ampliar su eficacia a equipos de abogados con procedimientos más complejos.